Si te estás haciendo esta pregunta y has llegado hasta aquí, es que sin duda necesitas un software que te ayude en la gestión de tus eventos. Y como lo que quieres son respuestas, no vamos a andar con rodeos, tenemos muy claro lo que un software para la gestión integral de eventos puede hacer por ti, o al menos lo que debería hacer:

1- Optimizar y ahorrar tiempos de gestión:

  • Optimizar tiempos al automatizar tareas. Si quieres ahorrar tiempo, no hay nada como automatizar tareas que permitan que puedas dedicarte a otra cosa tales como hecho de enviar emails automáticosen función de lo que nuestro invitado al evento realice o interactúe como puede ser inscribirse, realizar un pago, solicitar una reunión, modificar sus datos, solicitar un hotel….

Si cada vez que nuestros participantes realizan una acción, el organizador tuviera que agruparlos, segmentarlos, extraerlos y enviar un email, los tiempos de esta acción, a parte de los posibles errores humanos que se pueden cometer por el camino serán elevadísimos. Un software realizará toda esta labor por ti sin que tengas que preocuparte de nada, y además, podrás conocer de primera mano el nº de emails inteligentes que se ha enviado a cada participante con su fecha y hora. ¿En qué vas a invertir el tiempo que te sobre?

  • Optimizar tiempos al permitir un proceso de inscripción sencillo y cómodo. ¿Cuántas veces hemos visto inscripciones que todavía se rellenan y cumplimentan enviándolas por fax? Si se es algo más moderno igual te dejan mandarlo con tu firma escaneada por email…. ¿Y la cantidad de papel y tiempo que se pierde pasando de nuevo esa información a una BBDD? ¿Y la cantidad de tiempo que se pierde seleccionando los inscritos de la semana para mandarles un email y confirmarles que se ha recibido su inscripción? Hoy en día inscribirse a lo que sea, un curso, un evento, un sorteo, un premio u otra actividad no se concibe sin un formulario online. Los usuarios solicitan rapidez, facilidad y confirmación eficaz ¿Se lo vas a negar?
  • Optimizar tiempos al gestionar los participantes de manera fácil y eficaz. Ya con las dos anteriores hemos contestado esta tercera, optimizar los tiempos de gestión de los participantes. Cuando se organiza un evento, siempre hay que dedicar cierto tiempo a la gestión de participantes, pero yo más que llamarlo gestión de participantes (que mientras vaya todo bien, entran todos en un proceso más o menos automatizado) lo llamaría gestión de incidencias, “no me ha llegado el email de confirmación”, “no me ha llegado el QR”, “envié mi solicitud y se me olvidó marcar la opción de la comida” etc. Esto es siempre inevitable, pero hasta en esto se ahorra tiempo, pues el organizador tiene acceso a los datos las 24 horas del día desde cualquier lugar con internet sin tener que estar solicitando que algún proveedor (generalmente de servicios web) nos haga llegar el listado de inscritos.
  • Optimizar tiempos al emitir facturas de forma automática. ¿Quién no se ha puesto a temblar cuando nos llega un briefing para un evento en el que el precio de la entrada va a ser 5€, se espera una afluencia de 5.000 personas y hay que emitir factura…? El departamento financiero entra en acción echándose las manos en la cabeza, despotricando, pidiendo que por una vez el evento sea gratuito y encomendándose a los santos para que haya muy pocas personas que soliciten la dichosa factura. Seguro que muchos de los que estáis leyendo este apartado os sentís identificados o habéis pasado alguna vez por una situación similar. ¡Pues para eso está un software con un módulo de emisión de facturas!. Si con un par de clicks podemos crear y enviar de forma automática la factura a nuestros asistentes, no sólo serás elhéroe de tu departamento financiero, si no que además, habrás ahorrado una cantidad de tiempo brutal que de otra forma no sería posible, teniendo que reforzar el departamento con otra persona para tal fin. ¿Who is the hero?
  • Integrar todas las gestiones de secretaría técnica online en un mismo lugar, evitando contratar diferentes proveedores que mermen tu tiempo y energía. Con una llamada, todas las necesidades quedan resueltas, podrás crear desde la web de tu evento, registrar participantes, acreditarlos ágilmente, realizar networking real y estructurado, hasta crear la app del evento y un montón de utilidades más que te ahorrarán costes y tiempos en la gestión por la mera integración de todas las soluciones en un mismo lugar.

Todo el tiempo que nos va a sobrar gracias a la automatización de procesos y gracias a las soluciones que tenemos, podrás dedicarlo a otras tareas o gestiones.

«La automatización de procesos es fundamental para el buen desarrollo y gestión de un evento»

2- Evitar que se comentan errores humanos.

Gracias a la automatización de tareas, así como al propio software evitaremos que se cometan errores humanos. Todo aquel proceso que incorpore el menor número posible de interactuaciones de personas será un proceso con una probabilidad mayor de estar libre de errores. Ejemplos podríamos poner infinitos, desde enviar emails a personas erróneas, hasta organizar un networking donde agendemos a la misma persona dos veces la misma reunión. El control del evento a través de un software es mucho más seguro que cualquier cerebro, por bueno que sea.

3- Obtener estadísticas e información en tiempo real.

¿Cuántos inscritos llevamos? Esta es una pregunta que antes (no hace tanto) tardaba días en ser contestada ya que había que llamar al proveedor web, que rescatara la BBDD generalmente previa conversióna excel del servidor y que fuera mandada de nuevo por email al cliente, en todo ese proceso, el dato acaba quedando obsoleto. Con un software online el acceso es total con sólo introducir un loging y un password, podremos acceder a todas las estadísticas (total de inscritos, de emils enviados, de personas que se apuntan a una actividad, de personas que participan en networking, total de personas acreditada, etc. etc.). Tener acceso en tiempo real a las estadísticas de nuestro evento, nos permitirá también poder tomar decisiones acertadas en el momento correcto.

4- Dar una buena imagen al cliente o asistente final

Antes comentábamos que el asiste exige la tecnología para registrarse en los eventos y para interactuar con ellos, exige que le facilitemos al máximo la labor. Todo el mundo tiene un dispositivo inteligente con el que operar y acceder a internet. Utilizar un software, además de ayudarte en tu gestión, permitirá ofrecer a tus invitados la última tecnología en eventos.

5- Controlar tu evento desde cualquier lugar y en cualquier momento.(Es necesario tener conexión a internet)

6- Ayudarte a ofrecer a tus asistentes formatos diferentes.

El software de TuFabricaDeventos.com permite a los asistentes poder crear su evento a su medida, siempre que el organizador lo permita. Esto quiere decir,q eu el participante puede escoger las actividades a las que quiere asistir y desechar el resto, quedando su plaza reservada. Cuántas veces hemos asistido a eventos donde  cualquier a puede entrar a cualquier actividad consiguiendo que haya aglomeraciones en las entradas, aforos desbordados y en definitiva un caos que se puede evitar simplemente indicando el nº de plazas disponibles para cada actividad y solicitándole al asistente que indique a cuáles quiere asistir.

7- Ayudarte a ser sostenible. Un software ayuda a la sostenibilidad y a hacer un uso responsable de los recursos.

8- Beneficiarte constantemente de las mejoras que se realizan sin tener que pagar actualizaciones cada vez que se añade una utilidad. En esto tienen una gran aportación nuestros clientes, que nos proponen constantemente nuevas utilidades o mejoras a las que ya hay y que vamos incorporando poco a poco. ¡Aquí nunca dejamos de programar y mejorar!

Como ves, no son pocos los beneficios y las aportaciones que puede hacer un software para eventos por ti, pero… ¿En qué no puede ayudarme un software para la gestión integral de eventos?

Obviamente en lo que no va a poder ayudarte es en alimentar el software, en parametrizarlo y dotarlo de contenido para que las distintas soluciones y funcionalidades realicen su labor. Cada vez son más los clientes que esperan que por arte de magia se cree una app o un formulario o un email y te dicen “¡Ah! ¿Pero esto no lo hace sólo?” y tú contestas con paciencia, “¿Cuándo vas a escribir un email a alguien te lo hace sólo el Outlook?” parece una pregunta muy obvia, pero o se dota de contenido y parámetros al software, o difícilmente podrá funcionar.

Muchas personas tienen cierta aversión a la tecnología y al cambio y creen que es una pérdida de tiempo dedicarle un rato tanto en pensar cómo plantear el evento, como incluir los parámetros necesarios para que las cosas funcionen, desechando cualquier software, pues ya se apaña mejor a la antigua usanza (excel). Si no somos capaces de salir de nuestra zona de confort, difícilmente podremos avanzar y ahorrar tiempos y recursos en nuestros eventos y poco a poco, sin darnos cuenta, estaremos quedándonos aletargados y obsoletos. Creo que esta pregunta de ¿en qué no puede ayudarme un software para la gestión integral de eventos? Merece un post individual.

«Hay que salir de nuestra zona de confort para avanzar y ahorrar tiempos y recursos en nuestros eventos»

Origen: ¿En qué puede ayudarme un software para eventos? | Software para eventos