Últimamente parece que nos hemos vuelto locos y cada vez que asistimos a un evento nos encontramos que tiene una app desde la cual poder ver el programa del evento, ponentes, participantes, realizar encuestas y un montón de utilidades más.

Para que una app tenga sentido y no repita la misma información que ya disponemos en la web (para lo cual, lo único que necesitamos es que esa web sea responsiva) debería aportarnos más utilidades e información. Entre las utilidades de una app para eventos podemos destacar el poder enviar mensajes entre los participantes al evento, solicitar reuniones, contestar a encuestas, realizar preguntas a ponentes, acceder a la información de los patrocinadores o expositores, marcar las ponencias favoritas, tener acceso a documentos específicos como tu factura, billete, QR de acceso al evento e incluso descargar ponencias específicas entre otras muchas opciones… con estas utilidades ahora sí empieza a tener sentido crear una app para el evento, pues además de la información general, te está permitiendo interacturar con el resto de participantes y te está aportando una información que no podremos encontrar en la web oficial del mismo.

«Una app para eventos debe aportar mucho más que información, pues para eso ya está la web oficial del evento»

Existen multitud de Apps para eventos en el mercado, algunas nativas, otras híbridas y otras web apps, cada una tiene una forma de mostrarte la información y por qué no, cada una tiene unos estilos que pueden gustar más o menos, pues para el gusto los colores…. lo que sí puede marcar la diferencia entre una app de otra, es la integración que tenga la app con el software que se utilice para la gestión del evento.

Por tanto nos podremos encontrar en este sentido dos tipos de app para eventos:

1- App integrada: Esta app se crea automáticamente con el mismo software de gestión del evento y por tanto está integrada con TODOS los módulos de gestión del mismo. Esta app “chupará” automáticamente toda la información del evento y  la devolverá en modo de app con unos cuantos clicks, haciendo de la reutilización de esta información un proceso automático, sencillo y cómodo. Las app integradas, además, estarán interconectadas con el resto de módulos y soluciones pudiendo cruzar los datos a conveniencia.

2- App NO integrada o de un proveedor ajeno: Es una app para eventos que nada tiene que ver con el software que se está usando para la gestión del evento y por tanto se debe introducir de nuevo toda la información en la misma para poder crear los distintos contenidos.  Ésto supone en muchos casos tener que duplicar la introdución de datos. Este tipo de Apps además no están integradas con otros módulos impidiendo por tanto el cruce de datos.

Para entender mejor lo anterior, pongamos algunos ejemplos de app integradas:

a) Si en la app del evento deseo mostrar un listado de participantes que se han inscrito a mi evento a los cuales quiero dar la opción de poder solicitar reuniones de networking, la app integrada podrá mostrar esta información de forma automática, pues esa info ya la tiene de la propia inscripción de los participantes. A esto se le suma que además podrá integrar el módulo de acreditación pudiendo indicar a su vez si ese participante ya se ha acreditado en el evento y por tanto, está presente para poder solicitarle una reunión. Una app ajena a la gestión del evento y por tanto creada por un proveedor distinto, deberá o voler a introducir toda la información para crear los contenidos y no podrá cruzar datos como en el caso de la acreditación que hemos comentado. A su vez puede correr el riego de que el listado de participantes esté obsoleto, pues si algo ocurre en los eventos, es que los listados de participantes se incrementan hasta el último momento.

Algunas apps que no están integradas solucionan el tema de los listados de participantes solicitando al que se descarga la app a que se loguee con su linked-in para formar parte del listado de participantes, pero… ¿realmente alguien que se loguea de esa forma ha asitido al evento? igual no… Desde nuestro punto de vista, la integración y tratar con el mismo software toda la gestión del evento, aporta muchas ventajas, integración con el resto de módulos y optimización de recursos y procesos.

«La integración de la app del evento con el software de gestión aporta muchas ventajas, integración con el resto de módulos y optimización de recursos y procesos.»

b) Otro ejemplo de ventaja de una app integrada con el resto de soluciones consiste en crear el listado de sponsors o expositores. Si cuando estos participantes se inscriben al evento les damos ya de alta como “expositores” automáticamente con un click podremos mostrar el listado de estas empresas sin necesidad de importar nada y teniendo la información siempre en tiempo real.

c) Esto mismo ocurre con el programa del evento. En ocasiones la parrilla de actividades y opciones de las mismas dificulta mucho la creación del programa. Cuando el programa se crea desde el software de gestión para que los participantes puedan elegir actividades o simplemente conocerlas, con un solo click esta información se volcará de forma automática en la app integrada sin necesidad de hacer nada más. Además al programa la app le añadirá funcionalidades como la opción de que pueda añadir esa actividad a favoritos y poder ver los ponentes de cada una.

d) Si a lo anterior le añadimos que la app integrada puede ofrecerte información concreta de tu participación en el evento como agendas personales, pases del evento, facturas, billetes, pagos realizados y documentación específica de tu persona, cerraremos el círculo de la integración. La app de otro proveedor no podrá aportar esta información, o al menos no podrá hacerlo de forma automática e inmediata, pues siempre tendrá que volver a cargar la misma duplicando la introducción de datos y por tanto perdiendo un tiempo muy valioso que bien se podría utilizar para otra cosa.

Como se puede entender por todo lo anterior, una app integrada siempre va a ser más óptima que una creada con otro proveedor, te ayudará a optimizar tus recursos y tus procesos evitando tener que hacer la misma tarea dos veces lo que a su vez permitirá reducir su coste.

¿Qué valores debe aportar una app para eventos para que sea necesario crear una app y no seguir usando la web del evento?

Origen: Dónde está el valor de una App para eventos | Software para eventos