En la Parte I de este blog, veíamos todas las soluciones tecnológicas que existen para resolver con tecnología la fase previa al evento o pre-evento, desde crear la web, hacer formularios, confirmar asistencia, enviar facturas, confirmar inscripciones, gestionar participantes, realizar networking hasta descargarse la app del evento… todas las necesidades se pueden resolver con un software de gestión de eventos y será tu decisión si quieres contratar a un proveedor para cada solución o buscar uno que integre todas las soluciones en un mismo lugar, la integración hará que optimices tiempos, procesos y recursos.

Es verdad que la parte previa al evento suele ser la parte que más tiempo dedicamos, pues el preparativo supone el 97% del tiempo con respecto a la ejecución del evento en sí. Sin embargo en el evento es donde nuestros invitados viven nuestra marca y donde se visualiza y se materializa todo lo que previamente hemos organizado, es donde tenemos que terminar de darlo todo.

Aquí tienes las soluciones tecnológicas que puede ofrecer un software de gestión de eventos durante el evento: (Puedes ver todas las soluciones para el pre-evento incluidas en la Parte I de este post aquí)

El Evento:

¡Por fin llegó el gran día! Todo nuestro trabajo de meses se verá culminado en un par de días u horas. Estamos preparados para recibir a nuestros asistentes y ofrecerles todo lo que hemos organizado con tanto cariño y esfuerzo. ¡Es el momento de terminar de darlo todo!

1- Registro y acreditación de participantes: Utiliza un sistema sencillo y ágil que evite que tus participantes tengan que hacer cola y esperar a entrar y que te permita obtener estadísticas en tiempo real.

Hay organizadores a los que les gusta ver largas colas en sus eventos, pero piensa que tu participante sólo quiere entrar y no perder el tiempo. Piensa que en la acreditación se produce el primer encuentro de tu invitado con tu evento, por lo que la experiencia tiene que ser positiva. En TuFabricaDeventos.com tenemos diferentes medios para poder acreditar ágilmente, con el móvil, pistolas, ordenador… combinadas, para asegurar la máxima agilidad. Si no sabes cuántos recursos necesitas, pregúntanos.

2- Control de actividades: Podrás hacer la lectura de los QR de los participantes que vayan a entrar a una actividad concreta permitiéndote validar si el participante es apto para entrar a una determinada actividad (necesario cuando se tiene un evento con agendas a medida o actividades de pago), como para conocer los asistentes que han asistido a dicha actividad.

3- Dinamización de evento: Para dinamizar el evento a través de tecnología el organizador podrá contar con la app del evento que ya comentamos en el punto 8 del post anterior (Parte I) y que permitirá a los participantes acceder al programa y seleccionar las actividades favoritas, solicitar reuniones de networking a otros participantes, seguir las agendas a medida que tenga cada uno, enviar mensajes a otro participantes, recibir notificaciones del organizador, interactuar con ponentes y poder emitir preguntas a los mismos, realizar encuestas, subir fotos, votar frases o conclusiones, seguir las redes sociales, etc. Las posibilidades con una app son muchas ya que tiene la ventaja de tener todo integrado y poder ser configurada con unos pocos clicks.

Adicionalmente los participantes a través de su propio teléfono móvil podrán leer el código QR de otros participantes e incorporar a su agenda de contactos la lectura realizada. Ya no se necesitará llevar encima más tarjetas de visita, lo que es a su vez bastante sostenible.

4- Cuantificar el retorno de la inversión: Este apartado sigue volviendo loco a los organizadores que suelen disponer de pocas métricas para cuantificar si realmente va a obtener algún tipo de retorno a la inversión realizada. Un software para la gestión de eventos podrá ayudarnos a cuantificar el retorno de la inversión a través de:

o   El nº de inscritos al evento

o   El nº de asistentes al evento

o   El nº de reuniones de networking llevadas a cabo a las que los participantes les pueden dar una puntuación con su consiguiente métrica.

o   El nº de lecturas de visitas a stands. Los expositores o patrocinadores a través de un teléfono móvil y la app para ello, podrán leer todos los QR de los visitantes que pasen por su stand. El organizador que tiene acceso a esas métricas, podrá evaluar año a año este dato, además de enviar este listado a cada expositor.

o   Los ingresos obtenidos con las actividades de pago, patrocinios, etc. así como los gastos, con la consiguiente cuenta de resultados.

o   A través de la tabulación de las encuestas realizadas.

5- Obtener estadísticas en tiempo real. Si esto no lo puede aportar un software para eventos, entonces ya poco o nada lo puede aportar… Olvídate de tener que pedir a tu proveedor algún dato puntual, accede directamente y obtenlo tú mismo.

Lo bueno de un software para eventos tipo SAS es que es un producto dinámico y vivo, en constante mejora y actualización en la que todos los clientes se benefician de las incorporaciones que se realicen.

El Post-Evento:

El evento ya acabó, ahora toca mirar atrás y ver aspectos de mejora, nuevas ideas, valorar lo que nuestros asistentes nos han ido mencionando, en definitiva, toca reflexionar y tomar buena nota de todas las opiniones para incorporarlas en una nueva edición.

¿Cómo podrá ayudar por tanto un software para eventos en esta etapa?

1- Como no puede ser de otra manera, la primera será a través de la obtención de estadísticas: Nº de inscritos, asistentes, nº de emails enviados, nº de reuniones de networking programadas, asistentes a cada actividad, pagos recibidos, etc.

2- Envío de encuestas de satisfacción, que podremos hacerlo tanto por email, como por la app del evento o por la web del mismo con su consiguiente obtención de resultados.

3- Envío de agradecimientos: por email o a través de las notificaciones de la app.

4- Exportación de BBDD: Pudiendo crear informes a medida según las necesidades del organizador para archivar todo lo que ocurrió en el evento. Por ejemplo podemos exportar la propia BBDD de participantes, o también los pagos asociados o las necesidades de alojamiento o viajes que tuvieron.

5- Emisión de facturas: Si no lo hicimos previo al evento o en el mismo momento en el que se llevó a cabo el pago, después del evento será un buen momento para hacer estas tareas, revisar los pagos recibidos, los pendientes si los hay para además obtener un informe final de los ingresos y gastos que ha tenido el evento.

Si ha habido emisión de facturas, será ahora un buen momento para importar a nuestro sistema interno de contabilidad el informe oportuno que contenga toda la información de las facturas emitidas con el software.

6- Publicación de fotos, vídeos y documentos que podremos publicar por la web del evento, a través de la app, por email o por redes sociales y a su vez podremos definir qué tipo de participante puede tener acceso a qué documentos.

Si no viste el post completo, te invitamos a que veas la Parte I que trata sobre cómo resolver la etapa del pre-evento con tecnología.

Origen: Cómo resolver cada etapa de un evento con tecnología. (Parte II) | Software para eventos