Es una realidad que la tecnología se ha apoderado de los eventos para quedarse. En este post te indicaremos qué direferentes soluciones tecnológicas podrás encontrar para cubrir cada etapa de un evento y cada necesidad del mismo. Olvidémonos de cómo los hacíamos antiaguamente, ahora es impensable organizar un evento de unas determinadas dimensiones sin la ayuda de un software para eventos que nos ayude con esta gestión.

Cuando un organizador de eventos se plantea que va a necesitar un software, no piensa, quizás por desconocimiento, que la integración de las distintas soluciones que se pueden aportar para la gestión del evento (la web, la app, el registro, envío de emails, acreditación, encuestas, pasarela de pago, etc…) pueda estar integrado en un mismo lugar, sin necesidad por tanto de tener que contratar a un proveedor externo para cada necesidad. Y sí, es posible integrar todas las soluciones en un mismo sitio con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos que supondrá tener centralizadas todas las necesidades con un mismo proveedor.

Actualmente es impensable organizar un evento de unas determinadas dimensiones sin la ayuda de un software que nos ayude con esta gestión.

¿Qué diferentes soluciones tecnologías existen en el mercado para organizar y gestionar un evento y cubrir todas sus etapas? Si dividimos las etapas de un evento en el pre-evento, evento y post-evento y éstas a su vez las subdividimos en sus diferentes tareas y necesidades, nos encontramos que hay muchas soluciones por lo que he tenido que dividir este post en dos para que no sea muy extenso. En esta primera parte nos centraremos en todo lo relacionado con el pre-evento, vamos allá:

El Pre-evento:

Posiblemente esta es la fase que más trabajo y tiempo requiere ya que es toda la parte organizativa previa al evento. Apoyarse en un software para eventos permitirá optimizar tanto el tiempo como los recursos, así como evitar posibles errores humanos que de otra forma serían casi inevitables.

Dentro de las distintas tareas del pre-evento nos encontraremos con:

1- Promoción del evento: Será necesario contar de qué se trata nuestro evento, darle un nombre, una imagen gráfica y aportarle a nuestros asistentes toda la información necesaria para animarles a asistir. Para ello necesitaremos:

  • Una web del evento con toda información del mismo. Esta parte que suele subcontratarse, se puede crear con nuestro sistema de una forma muy sencilla y sin que se requiera de conocimientos previos de programación.
  • Envíos de emailings: A través de este módulo el organizador podrá cargar su BBDD e invitar al evento a quien considere. Los invitados desde el propio email, podrán aceptar o declinar la invitación sin necesidad de que vuelvan a introducir sus datos (pues ya los tenemos).
  • Convocatoria: A través del registro de llamadas telefónicas, gestión de BBDD y creación de campos internos que permitan tener la convocatoria de participantes bajo control como si de un CRM se tratase.

2- Registro en el evento. Formularios de inscripción: Totalmente necesario para todas las inscripciones espontáneas o que han llegado al formulario a través de cualquier vía (web, emailing, redes sociales, etc). Estos formularios son totalmente personalizbles en función de las necesidades de cada organizador.

3- Si nuestro evento es de pago, necesitaremos:

  • Una Pasarela de pago (se puede usar la del cliente o la nuestra)
  • Emisión de cupones descuento
  • Emisión de facturas (no hay nada más engorroso si no tienes un software integrado que planificar un evento de 10€ y que te soliciten factura…)
  • Envíos de emails automáticos con confirmaciones de pago, envíos de pases al evento, etc.

4- Si el organizador necesita gestionar los viajes y alojamientos de los participantes, éstos podrán indicar en el formulario sus necesidades para realizar la reserva en el momento o para su posterior gestión.

5- Confirmación de inscripción y gestión de participantes. Envío de emails automáticos: Una vez se ha inscrito el participante, el software debería ayudar a la gestión de los mismos a través del envío de forma automática de distintos emails en función de las distintas acciones que el participante realice, lo que ayudará a optimizar los tiempos y recursos en la gestión de participantes. Algunos ejemplos serían:

  • Email automático de inscripción
  • Email automático de pago realizado
  • Email automático de envío de factura (cuando el pago es correcto)
  • Email automático de pago fallido
  • Email automático de modificación de datos por parte del participante
  • Email automático de reserva de hotel
  • Email automático para gestión de networking bajo la metodología de solicitud de reuniones
  • Email automático de contestación a encuesta
  • Email automático de bienvenida al evento con recordatorios una vez has sido acreditado
  • Etc…

De esta manera el organizador se ahorrará mucho tiempo, pues no tendrá que estar pendiente de meterse a diario para ver qué participantes cumplen “tales requisitos”, filtrar la BBDD y enviar un email por ejemplo a todos aquellos que hayan pagado, o seleccionar a todos los que se han inscrito para preguntarles si necesita gestión de viajes, o se puede mandar de forma automática el código QR para entrar al evento, o un código que le facilite un descuento para una actividad… las opciones son muchas. Por otro lado, tendrá el tracking de lo que ha ocurrido con cada envío de email (si lo ha abierto y si ha hecho click), en definitiva, este módulo permite una gestión de participantes ágil, sencilla y eficaz.

La integración de un módulo de emailing en un software para eventos es fundamental, pues te permitirá ahorrar tiempos y por tanto costes en la gestión, así como evitar posibles errores humanos. Recomendamos que no se contrate el módulo de emailing con plataformas externas ya que una vez que el participante se ha inscrito, entra en una rueda que permitirá tener su gestión bajo control y optimizar los procesos con el consiguiente ahorro de tiempos de gestión.

Cuantas más soluciones te aporte un software para eventos más integración tendrás y menos tiempo y recursos deberás invertir

5-Gestión de actividades: Un software para eventos permitirá poder crear distintas actividades, de pago o no, asignarlas a los distintos tipos de participantes, ponerles capacidades máximas, asignársela a cada participante en riguroso orden de solicitud y así ayudar al organizador en la gestión tanto de la actividad, como del evento. Olvidémonos de una vez por todas del Excel, nos ayudó de forma casera en el pasado, pero que ya se ha quedado obsoleto para los eventos.

6- Gestión de Agendas a medida: Cada vez los participantes demandan más poder elegir las actividades a las que desean asistir y vivir su evento a su medida. Un software que te facilite una gestión de agendas será un plus para tu participante. ¿Por qué conformarse con café para todos si cada participante puede vivir su propio evento?

7- Gestión de Networking: Si realmente quieres ofrecer un networking real y estructurado, asegúrate que el software que elijas te proporcione una metodología contrastadacon la que poder llevar a cabo realmente esta palabra que está tan de moda en los eventos. Si puedes hacer networking en tu evento, estás obligado a ello, tus participantes te lo agradecerán.

8- App del evento: Es el sumun de la integración, teniendo todo lo demás, de forma automática y en unos cuantos clicks, se podrá crear la app del evento con toda la información del mismo: programa, ponentes, redes sociales, mapas, listado de participantes, encuestas, área documental, sección de favoritos, envío de mensajería, solicitud de reuniones de networking…. la lista es muy extensa. La app del evento es otra de las soluciones que se suelen subcontratar, pero si ya tienes toda la información cargada en un software, ¿para qué quieres duplicar el trabajo y cargarla en otra plataforma? Una vez más este es un claro ejemplo de cómo la integración te ayudará a optimizar tus tiempos y recursos.

9-  Producción del evento: Cada vez son más las agencias y organizadores que nos solicitan un módulo de producción en el que poder incluir las distintas actividades organizativas que requiere el evento, ponerle responsables y tiempos de ejecución para conocer en todo momento cómo está el estado del evento. Lo bueno de un software para eventos tipo SAS es que es un producto dinámico y vivo, en constante mejora y actualización en la que todos los clientes se benefician de las incorporaciones que se realicen.

Olvidémonos de una vez por todas del Excel, nos ayudó de forma casera en el pasado, pero ya se ha quedado obsoleto para los eventos.

Como es lógico, dentro de cada solución aportada, hay infinidad de soluciones específicas y parametrizaciones para que todas ellas sean versátiles y puedan solucionar tanto las necesidades de un organizador de eventos pequeño como de uno grande. Un software para eventos debería permitirte organizar desde un desayuno de trabajo para 40 personas hasta grandes ferias de 10.000 asistentes, igual no necesitas todas las soluciones, contrata y paga sólo por lo que vayas a utilizar.

Te emplazo a continuar la Parte II de este blog próximamente donde continuaré hablando sobre las soluciones para eventos que tenemos en el resto de etapas de un evento.

Origen: Cómo resolver cada etapa de un evento con tecnología. (Parte I) | Software para eventos